Application Letter: Pengertian, Struktur dan Cara Membuatnya

aioberdaya – Menulis application letter yang efektif adalah langkah penting untuk membuka pintu kesempatan karier, beasiswa, atau magang.

Dokumen ini bukan sekadar formalitas, tetapi alat untuk memperkenalkan dirimu secara profesional, menunjukkan keunggulanmu, dan menyampaikan motivasi yang meyakinkan kepada pihak yang dituju.

Dengan gaya penulisan yang tepat dan struktur yang jelas, kamu bisa tampil lebih menonjol dibanding pelamar lainnya. Dalam artikel ini, kamu akan mempelajari jenis-jenis application letter, struktur ideal, hingga tips menulis yang menarik perhatian perekrut.

Apa yang Dimaksud dengan Application Letter?

Application Letter (surat lamaran kerja) atau cover letter adalah dokumen formal yang kamu kirimkan bersamaan dengan CV saat melamar pekerjaan, magang, beasiswa, atau peluang profesional lainnya.

Surat ini berfungsi sebagai perkenalan diri kepada pihak rekruter, sekaligus untuk menunjukkan bahwa kamu adalah kandidat yang tepat.

Lewat surat lamaran, kamu bisa menonjolkan kualifikasi, pengalaman, dan semangat yang kamu miliki terhadap posisi yang dituju.

Bukan sekadar formalitas, surat ini bisa jadi kunci untuk menarik perhatian HRD dan lolos ke tahap selanjutnya. Agar surat lamaran kamu efektif, pastikan mencakup poin-poin penting berikut:

• Pembuka yang menarik – Kalimat awal harus bisa langsung menangkap perhatian pembaca. Hindari pembuka yang terlalu umum.
• Pengalaman dan pencapaian yang relevan – Fokus pada hal-hal yang sesuai dengan kebutuhan posisi yang kamu lamar.
• Alasan dan motivasi melamar – Jelaskan mengapa kamu tertarik pada posisi tersebut dan bagaimana kamu cocok dengan nilai atau budaya perusahaan.
• Penutup yang profesional – Akhiri dengan ajakan untuk melanjutkan proses, misalnya dengan menyatakan kesiapan untuk wawancara.

Fungsi Application Letter

Application letter memiliki peran penting dalam proses melamar pekerjaan. Dokumen ini bukan hanya sekadar pelengkap CV, tapi juga menjadi sarana untuk memperkenalkan diri secara lebih personal dan meyakinkan kepada pihak rekruter. Berikut beberapa fungsi applicatioin letter yang perlu kamu pahami:

1. Sebagai perkenalan formal kepada perusahaan: Surat ini membantu kamu memperkenalkan diri secara profesional. Kamu bisa menjelaskan siapa kamu, posisi apa yang kamu lamar, serta alasan utama mengapa kamu tertarik pada peran tersebut.
2. Menonjolkan kualifikasi dan pencapaian yang relevan: Lewat surat lamaran, kamu bisa menyoroti pengalaman kerja, keterampilan, dan pencapaian yang paling sesuai dengan kriteria yang dicari oleh perusahaan. Ini adalah kesempatan kamu untuk menunjukkan bahwa kamu memang kandidat yang tepat.
3. Menunjukkan antusiasme dan motivasi: Perekrut tidak hanya mencari kandidat yang kompeten, tetapi juga yang benar-benar tertarik dengan posisi dan perusahaan. Surat lamaran memberi ruang untuk mengekspresikan semangatmu terhadap peran tersebut secara langsung.
4. Memberikan sentuhan personal pada lamaranmu: Berbeda dengan CV yang bersifat ringkas dan terstruktur, surat lamaran memungkinkan kamu menyampaikan pesan yang lebih personal dan disesuaikan dengan posisi yang kamu lamar.
5. Mengajak perekrut untuk melanjutkan proses: Di bagian akhir surat, kamu bisa menyampaikan harapan untuk mendapatkan kesempatan wawancara, sekaligus mengarahkan perhatian mereka pada CV yang kamu lampirkan.

Surat lamaran kerja yang ditulis dengan baik bisa memberi kesan pertama yang kuat dan meningkatkan peluang kamu untuk lanjut ke tahap seleksi berikutnya. Kalau kamu butuh bantuan menyusunnya, aku siap bantu menyusun surat yang sesuai dan menarik perhatian rekruter.

Tujuan Application Letter

Tujuan utama dari application letter adalah untuk memberikan kesan pertama yang kuat dan profesional kepada perekrut. Surat ini menjadi salah satu kunci penting dalam proses seleksi kerja karena membantu kamu membangun koneksi awal dengan perusahaan yang kamu tuju. Berikut adalah beberapa tujuan spesifik dari penulisan application letter yang efektif:

1. Memperkenalkan diri secara profesional: Di awal surat, kamu bisa menyampaikan siapa dirimu, latar belakang singkat, dan posisi yang ingin kamu lamar. Ini menjadi langkah pertama untuk membangun citra profesional di mata rekruter.
2. Menjelaskan alasan melamar posisi tersebut: Kamu punya kesempatan untuk menunjukkan motivasi dan minatmu terhadap peran yang tersedia, sekaligus menyampaikan bahwa kamu sudah mengenal perusahaan dan sejalan dengan visi mereka.
3. Menonjolkan keterampilan dan pengalaman yang relevan: Bagian ini penting untuk menampilkan kelebihanmu. Ceritakan pengalaman kerja, pencapaian, atau keahlian spesifik yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh posisi tersebut.
4. Menunjukkan antusiasme dan kesesuaian dengan perusahaan: Rekruter ingin melihat bahwa kamu bukan hanya mampu, tapi juga antusias dan cocok dengan budaya kerja perusahaan. Surat lamaran memberi ruang untuk menunjukkan hal itu dengan nada yang lebih personal dan meyakinkan.
5. Mendorong perekrut untuk mengambil tindakan: Di akhir surat, kamu bisa mengarahkan rekruter untuk meninjau resume kamu dan mengundangmu ke tahap wawancara. Ini adalah ajakan sopan untuk membuka percakapan lebih lanjut.

Dengan memahami dan menerapkan kelima tujuan ini, application letter kamu akan terasa lebih hidup, relevan, dan menarik secara profesional. Kalau kamu butuh bantuan untuk menyusunnya agar lebih meyakinkan dan sesuai posisi yang kamu incar, aku siap bantu membuatnya bersama kamu!

Jenis Jenis Application Letter

Berikut adalah beberapa jenis application letter yang umum digunakan, tergantung pada tujuan dan konteksnya:

1. Job Application Letter: Digunakan saat melamar pekerjaan tertentu. Fokusnya adalah menonjolkan kualifikasi, pengalaman kerja, dan alasan kamu cocok untuk posisi tersebut.
2. Internship Application Letter: Cocok untuk kamu yang ingin melamar magang. Biasanya berisi informasi tentang keterampilan dasar, pencapaian akademik, serta keinginan untuk belajar dan berkembang di lingkungan profesional.
3. Scholarship Application Letter: Diperlukan saat mengajukan beasiswa. Surat ini harus menunjukkan prestasi akademik, rencana karier, dan kebutuhan finansial yang relevan dengan kriteria beasiswa.
4. College Admission Application Letter: Digunakan oleh calon mahasiswa untuk mendaftar ke perguruan tinggi. Isinya meliputi latar belakang pendidikan, motivasi pribadi, dan tujuan pendidikan jangka panjang.
5. Business Proposal/Application Letter: Ditujukan untuk mengajukan kerja sama, pendanaan, atau proyek bisnis. Kamu perlu menyampaikan ide secara jelas, lengkap dengan manfaat yang bisa didapat oleh kedua belah pihak.
6. Networking/Referral Application Letter: Jika kamu melamar karena rekomendasi dari orang dalam, jenis surat ini digunakan untuk menyampaikan ketertarikan kamu terhadap posisi tersebut sekaligus memperkuat koneksi profesional.
7. Prospecting Application Letter: Digunakan untuk melamar ke perusahaan yang belum membuka lowongan secara resmi. Tujuannya adalah menunjukkan minat bekerja di perusahaan tersebut dan membuka peluang masa depan.

Struktur Application Letter yang Benar

Berikut adalah format penulisan application letter yang bisa kamu ikuti agar terlihat profesional dan menarik perhatian perekrut:

• Header: Cantumkan nama, alamat, email, nomor telepon, tanggal penulisan, serta detail penerima surat (nama, jabatan, perusahaan, alamat).
• Salutation: Gunakan sapaan formal seperti “Dear [Nama Perekrut]” atau “Dear Hiring Manager” jika nama tidak diketahui.
• Opening Paragraph: Sebutkan posisi yang dilamar, dari mana kamu mengetahui lowongan, dan kenapa kamu tertarik.
• Body Paragraph(s): Jelaskan kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan yang relevan. Tunjukkan juga ketertarikanmu terhadap perusahaan.
• Closing Paragraph: Nyatakan kembali antusiasme kamu dan ajak perekrut untuk meninjau CV atau menghubungi kamu untuk wawancara.
• Formal Closing: Tutup dengan sapaan profesional seperti “Sincerely,” atau “Best regards,” lalu tulis nama lengkapmu.

Cara Membuat Application Letter

Membuat application letter yang kuat adalah langkah penting untuk memberi kesan pertama yang positif kepada perekrut atau institusi. Berikut panduan cara membuat application letter secara efektif:

• Lakukan Riset Sebelum Menulis: Cari tahu informasi dasar tentang perusahaan atau institusi yang kamu tuju. Pahami persyaratan posisi dan usahakan menemukan nama perekrut agar suratmu lebih personal dan relevan.
• Gunakan Struktur yang Tepat: Ikuti format standar application letter yang meliputi:
  • Header: Nama, kontak, tanggal, dan detail penerima.
  • Salutation: Gunakan sapaan profesional seperti “Dear Hiring Manager,” atau “Dear [Nama Penerima],”.
  • Opening Paragraph: Perkenalkan dirimu dan sebutkan posisi yang kamu lamar.
  • Body Paragraph(s): Tampilkan keahlian dan pencapaian yang sesuai, jelaskan motivasimu, dan tunjukkan kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan.
  • Closing Paragraph: Ungkapkan antusiasme, ajukan permintaan wawancara, dan ucapkan terima kasih.
  • Formal Closing: Tutup dengan “Sincerely,” atau “Best regards,” lalu tulis namamu.
• Tulis Singkat, Padat, dan Profesional: Batasi surat dalam satu halaman (sekitar 3–4 paragraf), gunakan bahasa yang jelas dan formal, serta hindari pernyataan umum. Buat surat kamu terasa pribadi dan meyakinkan.
• Periksa dan Sunting Ulang: Pastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa, dan baca ulang untuk memastikan alurnya logis. Jika memungkinkan, minta masukan dari orang lain.

Tips Membuat Application Letter yang Meyakinkan

Menulis application letter yang meyakinkan bisa sangat berpengaruh dalam mendapatkan kesempatan wawancara. Berikut beberapa tips membuat application letter agar surat lamaranmu lebih menonjol:

1. Personalisasi Suratmu: Sebutkan nama perekrut jika memungkinkan, dan hindari sapaan umum seperti “To Whom It May Concern”. Sesuaikan surat lamaranmu dengan posisi dan perusahaan yang dilamar untuk menunjukkan ketertarikan yang spesifik.
2. Mulai dengan Pembukaan yang Kuat: Sebutkan posisi yang kamu lamar dan bagaimana kamu mengetahui lowongan tersebut. Tunjukkan antusiasme terhadap kesempatan ini sejak kalimat pertama.
3. Soroti Kekuatanmu: Fokus pada keterampilan dan pengalaman yang relevan dengan pekerjaan yang dilamar. Gunakan contoh nyata untuk mendukung pencapaianmu, dan pastikan semuanya terkait dengan posisi tersebut.
4. Tunjukkan Mengapa Kamu Cocok: Jelaskan bagaimana kualitas diri dan keahlianmu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tunjukkan bahwa kamu sudah melakukan riset tentang perusahaan yang kamu lamar.
5. Tulis dengan Jelas dan Singkat: Pastikan suratmu hanya satu halaman dengan 3-4 paragraf. Gunakan bahasa yang jelas dan profesional, serta hindari informasi yang tidak relevan dengan posisi yang dilamar.
6. Akhiri dengan Ajakan yang Penuh Percaya Diri: Tunjukkan antusiasme untuk wawancara dan ajukan permohonan untuk kesempatan bertemu. Ucapkan terima kasih atas waktu perekrut.
7. Periksa Sebelum Mengirim: Cek ulang surat lamaranmu untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa. Pastikan surat tersebut mudah dibaca dan bebas dari kesalahan.

Contoh Application Letter

Berikut adalah contoh Application Letter dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris:

1. Contoh Application Letter Bahasa Indonesia

2. Contoh Application Letter Bahasa Inggris

Perbedaan Application Letter dan Dokumen Lain

Surat lamaran berbeda dari dokumen profesional lainnya dalam beberapa hal, terutama dalam tujuan, struktur, dan audiens. Berikut perbandingan antara application letter dengan dokumen profesional lainnya:

• Surat Lamaran vs. Resume: Surat lamaran lebih personal, memperkenalkan diri dan menjelaskan mengapa kamu tertarik dengan posisi tersebut, sedangkan resume hanya mencantumkan pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan tanpa penjelasan lebih lanjut.
• Surat Lamaran vs. Cover Letter: Surat lamaran kadang digunakan sebagai istilah umum untuk berbagai aplikasi, termasuk beasiswa atau magang, sementara cover letter khusus digunakan untuk aplikasi pekerjaan untuk menjelaskan mengapa kamu kandidat yang tepat.
• Surat Lamaran vs. Personal Statement: Surat lamaran fokus pada kesesuaian dengan pekerjaan yang dilamar dan tujuan profesional, sementara personal statement lebih mendalam, menggambarkan pengalaman dan motivasi pribadi, biasanya untuk aplikasi akademik.
• Surat Lamaran vs. Surat Rekomendasi: Surat lamaran ditulis oleh pelamar untuk meminta posisi atau kesempatan, sementara surat rekomendasi ditulis oleh orang lain yang mendukung kualifikasi dan karakter pelamar.
• Surat Lamaran vs. Surat Motivasi: Surat lamaran lebih profesional dan fokus pada keterampilan, sementara surat motivasi lebih personal, menggambarkan alasan dan aspirasi pelamar untuk mengejar kesempatan tertentu.

Tingkatkan Kariermu dengan Paket Expert + Bonus Cover Letter!

Apakah kamu siap untuk melangkah lebih jauh dalam kariermu? Kami hadir untuk membantumu dengan layanan pembuatan dan optimasi Curriculum Vitae yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhanmu.

Keunggulan Layanan Kami

• Konsultasi Personal: Memahami tujuan karirmu untuk CV yang ATS Friendly.
• Fokus Prestasi: Menonjolkan prestasi dan keahlianmu.
• CV Sesuai Posisi: Disesuaikan dengan posisi yang kamu lamar.
• Layanan Cepat: Proses maksimal 1 x 24 jam.

Apa yang Kamu Dapatkan?

• CV Kreatif (Template Canva Premium) + ATS Friendly
• Optimalisasi ATS
• Translate Inggris (Grammar Fix)
• Revisi 3 Poin
• Revisi Unlimited: Jika ada kesalahan dari pihak kami.
• Proses Lebih Cepat (Maksimal 1 hari)
• Pengiriman file via Email
  • 2 PDF CV Kreatif
  • 2 PDF ATS
  • 2 Word ATS *bisa diedit sendiri
  • Template Cover Letter

Hubungi Kami Sekarang!

Untuk informasi lebih lanjut atau konsultasi, hubungi tim AIO Berdaya melalui:

• Whatsapp: 0822 1456 0769
• Landing Page: Jasa Pembuatan dan Optimasi Curriculum Vitae ATS Friendly
• Checkout on Fastwork: Fastwork Portfolio

Jangan lewatkan kesempatan untuk meningkatkan kariermu dengan CV yang memukau!

Baca Juga:

• Artikel terkait Topik Application Letter
• Artikel terkait Topik Karir

Pertanyaan terkait Application Letter

Berikut beberapa pertanyaan terkait application letter, antaralain:

1. Apa yang dimaksud dengan solicited application letter?

Solicited application letter merupakan surat lamaran yang kamu kirimkan saat ada posisi pekerjaan yang diiklankan oleh perusahaan atau organisasi.

Dalam surat ini, kamu secara spesifik menyatakan minatmu untuk mengisi posisi yang telah diumumkan. Contohnya, jika sebuah perusahaan mengiklankan lowongan pekerjaan untuk Marketing Specialist, surat lamaran yang kamu kirimkan sesuai dengan iklan tersebut akan menjadi solicited application letter.

2. Apa yang dimaksud dengan unsolicited application letter?

Unsolicited application letter adalah surat lamaran yang kamu kirimkan tanpa adanya posisi pekerjaan yang diiklankan secara khusus.

Kamu mengirim surat ini dengan harapan bahwa perusahaan mungkin memiliki posisi yang cocok dengan kualifikasi dan minatmu, meskipun tidak ada pengumuman resmi tentang lowongan tersebut.

Sebagai contoh, jika kamu mengirim surat lamaran ke perusahaan tanpa mengetahui adanya lowongan tertentu, maka surat tersebut merupakan unsolicited application letter.

3. Apa perbedaan job application letter dengan cover letter?

Perbedaan	Job Application Letter	Cover Letter
Panjang	Lebih rinci dan mendalam.	Lebih singkat dan ringkas.
Konten	Menyajikan informasi detail tentang kualifikasi, pengalaman, dan keahlian yang relevan dengan posisi yang dilamar.	Menyajikan informasi yang lebih umum tentang pengalaman dan keterampilan pelamar.
Tujuan	Digunakan ketika ada posisi pekerjaan yang diiklankan secara spesifik.	Fokus pada posisi pekerjaan tertentu yang diminati oleh pelamar.
Penggunaan	Biasanya dilampirkan bersama dengan resume ketika melamar pekerjaan.	Juga dilampirkan bersama dengan resume ketika melamar pekerjaan.
Kesimpulan	Menunjukkan kesiapan dan relevansi pelamar terhadap posisi yang dilamar.	Menyoroti minat dan motivasi pelamar terhadap posisi yang dilamar.

Penutup

Dengan memahami struktur, jenis, dan cara menulis application letter yang baik, kamu sudah selangkah lebih dekat menuju peluang yang kamu incar—baik itu pekerjaan, beasiswa, atau magang.

Ingat, application letter yang ditulis dengan tepat bisa menjadi pembeda yang kuat di antara ratusan pelamar lainnya.

Jangan ragu untuk menyesuaikan isi surat dengan kebutuhan dan karakteristik posisi yang kamu tuju. Semoga panduan ini bermanfaat untuk kamu yang ingin tampil lebih profesional dan meyakinkan.

Jika kamu punya pertanyaan atau pengalaman seputar menulis application letter, yuk bagikan di kolom komentar! Jangan lupa juga untuk membagikan artikel ini kepada teman-temanmu yang sedang mencari peluang baru.